Falha de comunicação = Desperdício de Dinheiro

Já não me lembro de quantos artigos li a respeito deste tópico de hoje, que trata da Falha na Comunicação entre pessoas dentro de uma organização ou empresa, mas com certeza são muitas dezenas. E não há o que discutir: Falha na Comunicação pode trazer grandes conseqüências, tais quais o aborrecimento, a perda de tempo, de dinheiro e de credibilidade.

Recentemente recebi um telefonema de uma pessoa que demonstrava-se muitíssima interessada em um produto que nossa empresa desenvolveu, o GEDWEB, um sistema eletrônico na WEB que organiza e administra documentos digitalizados ou documentos eletrônicos como planilhas eletrônicas, documentos de textos, imagens, vídeos etc.

A pessoa interessada, ex-funcionária de uma empresa cliente da Plano Bê, conhecia a ferramenta e os benefícios e recursos oferecidos, pois fora um usuário por tempos e pôde aprender a manuseá-la muito bem (acreditava eu).

Recém admitida por uma nova organização, percebeu a oportunidade em adotar, ou inicialmente indicar para seu superior imediato, um sistema de gestão de documentos para gerenciar e digitalizar os inúmeros documentos em papel e as milhões de páginas "organizadas" que estavam espalhadas pela empresa, e naturalmente, como conhecia o sistema GEDWEB da Plano Bê, não pensou duas vezes, passou a mão ao telefone, e fez uma ligação em caráter de URGÊNCIA.

Durante a ligação, ouvi que a empresa estava em atual crescimento e que estavam precisando urgente de uma solução de GED, e que nosso produto se encaixava perfeitamente ao que buscavam resolver, quanto às suas necessidades imediatas: organizar de forma inteligente os milhares de documentos que seriam digitalizados por Scanners que estavam sendo adquiridos.

O convite para uma reunião soou mais com um tom de convocação, pois não havia tempo para aguardar uma data na agenda para a semana seguinte, era preciso ser naquela mesma semana, o mais rápido possível, pois segundo ela, o tempo estava contra todos.

Depois de algumas perguntas e levantamento de algumas informações rápidas que pude fazer ao telefone, percebi que comercialmente era uma boa oportunidade, visto que era uma empresa em atual crescimento, consolidada na cidade, com capital para investimento e o melhor, havia uma pessoa que conhecia o produto dando o apoio necessário para uma negociação mais rápida e aparentemente com grandes chances de fechar o negócio.

Minutos depois recebi um e-mail, redigido então pelo superior imediato da pessoa que havia me ligado, formalizando o convite e constando o endereço, data e hora da reunião. Feito! Seriam 320 kms de estrada para uma possível rápida negociação e quem sabe, voltar com uma proposta aceita e partir para assinatura do contrato comercial.

Em aproximadamente 48 horas após a ligação e 320 kms de estrada até meu fatídico destino, lá estava eu, me encontrando com as pessoas que ali aguardavam ansiosas para ouvir e ver o que seria o então sistema GEDWEB e suas funcionalidades.

Em uma pequena sala, onde todas as 7 pessoas em pé se reuniam, sim em pé, pois a sala era muito pequena para todos se sentarem, prossegui com minha apresentação, argumentação, explicações sobre processos, procedimentos, formas de organização, etc etc etc, quando, um bom tempo depois, ouço um dos ouvintes dizer a seguinte frase: "-Mas porque precisamos usar seu software, se o nosso ERP já possui semelhantes recursos e que pode nos atender perfeitamente?".

Minha reação imediata foi de extrema surpresa e para minha maior surpresa ainda, outras tantas pessoas, em pé, ali naquela sala, também ficaram surpresas. Oras, será que eu tinha ouvido certo ou entendido certo? Para infelicidade geral de todos, principalmente a minha, sim eu tinha ouvido certo.

A empresa já trabalhava com um software de gestão, ou um ERP, como queiram chamar, que possui recursos semelhantes de organização e gestão de documentos digitalizados. Não sei se contém todos os recursos que nosso GEDWEB possui, mas segundo o autor do "disparo", sim e que os poderia atender muito bem.

Alguns segundos depois da fatídica descoberta, havia uma pergunta que não queria calar: "- Então minha vinda aqui não era necessária?", e a resposta veio bem sonora e direta: "- Não". Também pelo mesmo autor do "disparo" citado acima.

Percebi algumas trocas de olhares, e a pessoa que havia me ligado e me convocado para a reunião olhava freneticamente para todos os lados como se tivesse tentando capturar no ar alguma argumentação ou justificativa para minha visita, e ouvi o pior: "-Mas com o software dele, os arquivos ficam menores e ocupam menos espaço de armazenamento!". Pronto, estava feita a bobagem, e nem eu pude me conter diante do absurdo que tinha acabado de ouvir, e definitivamente descobri que a "dita-cuja" nem ao menos conhecia na verdade o produto.

Reagi naturalmente e enquanto ia guardando notebook, cabos de energia, e pastas, não me contive e fui dizendo algumas poucas palavras, que em resumo formaram a seguinte frase: "- Na verdade acho que vocês precisam conhecer melhor o que vocês tem aqui dentro e principalmente se comunicarem melhor".

Até posso entender que a pessoa que me fizera tal "convocação" tenha pouco tempo de casa, então poderia ser justificável talvez um erro deste, mas e o que dizer sobre seu superior imediato, que está na empresa há anos?

Não conhecer as ferramentas que a empresa adotou em 100% de sua totalidade é, em partes, aceitável, mas minha pergunta é: Não poderiam as duas, ou pelo menos a superior imediato ter recorrido ao departamento de TI da empresa e ter levantado tal informação? Não poderiam ambas terem adotado uma estratégia de reconhecimento de informações dentre as 60 pessoas que ali trabalhavam? Não poderiam ter perguntado ao departamento de suporte técnico da empresa que implantou o software de ERP da empresa?

Sim, poderiam ter se comunicado de N formas para evitar N acontecimentos, por exemplo:

Se a pessoa que fez o "disparo fatal" naquela sala de reunião, não tivesse participado da apresentação, a empresa poderia ter contratado e investido alguns milhares de reais por um sistema que nem seria necessário.

Se tivessem levantado as informações necessárias antes de sairem decidindo algo precipitadamente, evitariam a minha viagem de 7 horas de estrada (ida e volta), os custos com pedágios, combustível, refeição e mais o tempo que eu e todos os membros lá presentes na reunião, perderam, aliás, evitariam a situação desconcertante daquele momento.

Devo admitir que devo ter minha parcela de responsabilidade nisso tudo. Ter confiado tão cegamente na situação e na pessoa que havia feito o convite talvez tenha sido uma falha, pois poderia ter investigado com mais cautela a situação e montado um plano estratégico para a visita comercial, mas, conseguia ver apenas os sinais que apontavam para a "venda certa", e como um urso que cai numa armadilha na floresta, lá estava eu caindo numa verdadeira armadilha comercial.

Considero que a Falha de Comunicação aqui envolve, além das pessoas da empresa na frente do projeto, a mim também pois poderia ter elaborado um questionário ou check-list antes da ida à caça e então levantado as informações corretas que me poderiam me direcionar para o que efetivamente fazer: ir ou não ir.

Lição vivida, lição aprendida.

Espero postar em outro artigo, as estratégias que tomarei nas próximas vezes que receber um telefone que indique a "venda certa".

Obrigado pela leitura e sucesso a todos!